忘れ物・確認ミス・・・失敗の話（その３）
更新日：8月26日
行政書士事務所 オフィスＭです。
ときどき抜けたことをやっているオフィスМの、実際にあった失敗の話（その3）です(^^)
１．行く順番を間違えた話
1月のある日、「旭川中央警察署で軽自動車の保管場所の届出」→「旭川市役所で戸籍の取得」の順に行く予定で外出しました。
旭川中央警察署も旭川市役所も6条通沿いにあるので、いつものように6条通を通って「7条地下駐車場」に入り、車を駐車してから思い出しました。
「あっ！先に中央警察署に行くんだった！」
7条地下駐車場の駐車料金は、市役所の用務先で駐車券にハンコをもらうと最初の30分が無料になりますが、入れてすぐこのまま中央警察署に行くために車を出してしまうと110円の駐車料金がかかってしまいます。
もう駐車場に車を入れてしまったので仕方ありません。7条駐車場から中央警察署まで歩いて行って保管場所の届出を済ませ、市役所まで歩いて戻ってきて戸籍の取得をしました。
旭川中央警察署は旭川市役所からそれほど距離はありませんが、寒いし道は滑るし冬は結構面倒です。「何やってるんだろ？」って思いながら歩きました(^^;
ところで、後で考えて気付いたのですが、今回のように行く順番を間違えて先に市役所に来てしまった場合、最初に考えた
１→「先に歩いて中央警察署に行って届出をして市役所に戻る」
２→「先に市役所で戸籍を取得してから車で中央警察署へ行く」
という二択よりも、
３→「先に市役所で戸籍の請求をしておいて、待ち時間に中央警察署に行って来る」
というのが、一番効率が良くて時間が無駄にならなかったような気がします。
歩いて中央警察署へ行くのは変わりませんが、すぐに終わる車庫の届出だけのために中央警察署まで歩いて行って、また歩いて市役所に戻って戸籍の請求をするのは、時間の無駄だったようです(^^;
きっと「デキる人」というのは、今回のように行く順番を間違えても「じゃ、先に市役所で戸籍を請求しておいて、待ち時間に警察署へ行こう」とすぐに切り替えができるような人のことを言うのだと思います。
私みたいな「デキない側の人」は後から考えて気付くので、このあたりが「デキる人」との違いなんでしょうか(^^;
こうやって考えてみると当初予定していた「最初から車で中央警察署」→「7条駐車場へ移動」→「市役所で戸籍を請求」の順番で行くよりも、「戸籍を請求している待ち時間に中央警察署に歩いて行って保管場所の届出」の方が、時間を有効に使えて良さそうに思えます。
ただ、夏場なら良いとしても、冬の旭川で氷点下の中をわざわざ歩いて行くのは、最初からは思いつかないかも(^^;
２．「確認をお願いします」とお客様にお渡ししなければならない書類を持ち帰った話
ある日、作成した許可申請の書類を確認してもらうためにお客様の所へお伺いしました。
この日の目的は、現時点までに作成した書類を確認していただくためにお渡しすることと、追加でいくつかの書類をコピーする（スキャナで取り込む）ことでした。
約束の時間にお伺いして「作成してきた書類を置いていきますので、時間があるときにでも確認して、修正点などがあったらご連絡ください」とお伝えして、クリアホルダーに入れた書類をテーブルに置きました。
その後、ほかに持ってきた資料を出して説明したり、ノートＰＣとスキャナを出して書類をスキャンしたりして一通り終わったあと、スキャンするために出してもらった書類をお客様にお返しして、説明のために出した資料を片付けてカバンに入れ、「では、先ほどの書類の確認をお願いします」と伝えて帰ってきました。
ところが、翌日書類の整理をしたところ、昨日お客様に「確認してください」と伝えてお渡ししてきたはずの書類一式が、なぜかクリアホルダーごと事務所にあります(^^;
どうやら、自分で持ち帰る資料と一緒に、お客様に確認してもらうために置いて行くはずの書類を入れたクリアホルダーも持って帰って来ていたようです。
気づいてすぐにお客様にメールで連絡して、後日改めてお渡しに行くという二度手間になりました。
お渡ししなければならない書類を持って行くのを忘れるのも困りますが、お客様にお渡ししなければならない書類を持って帰っちゃうのも困ったものですね(^^;
３．収入証紙の金額が足りなかった話
いつも車庫証明申請をご依頼いただいているディーラーさんから「またお願いします」と連絡をいただきましたので、委任状などの書類を受け取りに行きました。
こちらのディーラーさんでは委任状や使用承諾証明書などの書類と一緒に、いつも申請件数分の収入証紙を用意してくれるので、立替金が必要なくて大変助かっています。
この日も委任状と自認書、完成検査済証の写しをいただいたので、その場で一通り確認して、書類と収入証紙を預かって事務所へ戻り、申請書と配置図を作成しました。
翌日実地確認に行って道路幅と保管場所の大きさを配置図に記載して警察署へ提出に行きましたが、窓口に提出して書類の確認を受けて証紙を貼ろうと思ったら、預かってきた証紙は200円、500円、50円の3種類で、750円分しかありません。
どうやら経理担当の方が、2,000円の収入証紙と200円の収入証紙を間違えて担当者に渡していたようです。そして、受け取った私も金額を確認せずにそのまま持って来ていたので気付きませんでした(^^;
仕方ないので証紙売り場で足りない1,800円分の証紙を追加で購入して貼り付けました。
これまで一度も間違いがなかったので、確認しないでそのまま持ってきていましたが、この件の後から、渡されたらその場で収入証紙の金額も確認するようになったのは言うまでもありません。
確認は大切ですね(^^)
その（４）に続く・・・かもしれません(^^;
