※ホームページのリニューアルに伴い書式の公開は終了しました（2021年12月）
こんにちは。行政書士事務所オフィスMです。
警備のことでちょっと思い出したことがあったので書いてみます。
警備員名簿の記載事項に変更があったときはどうしていますか？
警備員名簿を手書きで作っているところは修正液で消して上書きしちゃいますか？
パソコンで作っているところだと、簡単に上書きできちゃいますね。
警備在職中のことですが、私が札幌から旭川に異動になったとき、札幌の営業所から旭川の営業所に私の警備員名簿その他の書類一式が旭川の営業所に送られました。私はその頃、まだ現場の責任者だったので営業所でどのような書類管理をしているのかまったく知らなかったのですが、後に警備課長として事務所勤務になったとき、自分の警備員名簿を見て驚いちゃいました。なんと、札幌にいた頃の記録がまったくない、異動で来てから新しく作ったものになっていました。しかも鉛筆書きで、写真だけ前の警備員名簿からはがして貼ってあります。他の隊員の警備員名簿を見ても鉛筆書きで、写真の撮影年月日は消して書き直した跡がある、でたらめなものでした。
私が警備員指導教育責任者の講習を受けたとき（旧資格者です）、警備員名簿についても講義で話がありましたが、警備員名簿は一度記載した内容は上書きせずに、変更の履歴がわかるようにしなければならないと教わってきました。例えば、住所が変わった場合には二重線で消して上に書き直すとか、めくって下が見えるように紙を貼って記載するとか、用紙を追加していくとか、写真も一度貼ったものはそのままにして、別紙で写真台帳を作ってそこに貼り付けていくと良いとか。
つまり、警備員名簿は一度記載したものは書き換えてはダメだと教えられました。
それが鉛筆書きの、これまで従事してきた現場の経歴がまったくわからないものになっていたので驚きです。
これで何が困ったかって、私がある契約先の業務処理責任者を仰せつかったので契約先指定の書式の業務処理責任者届出書を書いていたのですが、その書式にはこれまで従事してきた警備業務の経歴を「〇〇年〇月～〇〇年〇月〇〇〇常駐警備」という感じで書かなければならず、記録がなくなっちゃっているので記憶を辿りながら、一部は記憶が定かでなくなっちゃっているので辻褄を合わせて書くのに苦労しました。
こういうことがあるから警備員名簿は書き換えちゃいけません。
ところで、以前当事務所のホームページで公開していたワード形式の警備員名簿をダウンロードした方はご存知かと思いますが、以前のワード形式のものは私が警備課長だった時に実際に使用するために作ったものなので、写真台帳や記載事項の変更を記入できる別紙も一緒に入っていました。現在公開しているエクセル形式の警備員名簿は最近作ったものなんですが、途中で作るのが面倒になっちゃったのでこれらが入っていません。申し訳ありませんが、必要であればご自身で追加して下さいませ。。。
警備員名簿は書き換えちゃだめですね、というお話でした。