いつまで待っても売上金が入金されない！～売上金の回収トラブル～

「月末に入金のはずが、いつまで待っても振込まれない！」そんなとき、どうしていますか？

行政書士事務所オフィスＭです。

「仕事が完了して請求書を渡したのに、いつまでも入金されない！」

今回は、当事務所で経験した「月末に入金のはずが、いつまで待っても入金されなかったトラブル」について、お伝えしようと思います。

許可通知書を納品したけど、入金がない

ある業者さんから、許可申請のご依頼をいただきました。申請の際に手数料として貼り付ける収入証紙９万円分は当事務所が立替えて、請求書で報酬と合わせて請求する、という見積書を提出して受任しました。

申請に必要な書類を収集し、申請書類一式を作成して申請を終え、申請書提出から約１ヶ月後に無事許可通知書が届きました。

届いた許可通知書と控え書類一式を納品し、請求書をお渡しした際、先方からこう言われました。

「支払いは月末で良いですか？」

「あ、大丈夫ですよ」と、軽く返したのが運の尽き（？）その月末が来ても入金がありません。

更に翌月の月末まで待ってみたけど入金がなかったので、メールでやんわり確認してみましたが 、返信がありません。

それから約１０日後、社長さんから 電話 があり、「月末に入金します」とのこと。

結局、ご入金いただけたのは許可通知書の納品から３ヶ月以上経った月末。

立替金の９万円があったので、回収できるのか正直ヒヤヒヤでした。

教訓

今回の場合、「月末で大丈夫です」と安易に言ってしまわないで、「今月末で間違いないですね？」と確認しておくとか、「支払いは月末で良いですか？」と言われたときに「はい、今月末でお願いします」と、期限をはっきり伝えたほうが良かったのかも知れません。

他には

・見積書に「お支払いは、許可通知書納品後２週間以内にお願いします」というような記載をしておいて、見積書提出の際に支払いについても説明しておく

・さらに請求書にも、振込先口座の下あたりに「ご請求日から２週間以内にご入金ください」などと記載しておく

など、書面にもしっかり記載しておけば、見積書とか請求書を渡すときに「こちらにも記載していますが、いつまでにご入金をお願いします」と、説明しやすくなるので良さそうです。

ただ、業者さんによっては「月末締めの翌月末払い」というケースもあるでしょうから、こちらの都合ばかり言っていられないとは思いますので、今後は、今回のような初めての取引先さんには、支払いについてきちんと確認することが大切、ということですね。

それにしても、開業からこれまでこのようなトラブルがなかったのは、うちは運が良かったのでしょうか(^^ゞ

最後に

仕事を完了したのにいつまでも入金されないと、報酬をいただけないのが困るのはもちろんなんですが、立替えているお金を速やかに回収できなければ、立替え用に用意している事務所の現金が足りなくなってきて、他にご依頼いただいている業務の立替えに支障が出てきちゃったりするのが困ります。

今回の許可申請では９万円の立替払いが必要でしたが、自動車の新規登録だと重量税や自動車税種別割などで合計８〜９万円くらいの立替払いが必要になったりしますし、ときには自賠責保険も、登録当日に当事務所の立替えで加入することがあったりしますので、１０万円以上を立替えることになったります。他にも数万円の申請手数料の立替が必要な業務をお受けしたりしますので、立替金の準備は重要です。

もちろん、複数の業務を並行して進めていても、同時に立替えられる現金を常に事務所に用意してはいますが、請求から１ヶ月程度で回収できることが前提の金額です。もしそのうち何件かの回収が遅れたとしても、銀行から追加で下ろしてくれば済むことではありますが、何か急に必要があったときのために、事務所の銀行口座も一定以上の金額は確保しておきたいところです。

今回の当事務所の経験が、これから行政書士事務所の開業を考えている方や、個人事業主さんの参考になれば幸いです。

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