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業務で使っている無料ソフト（２）−「LibreOffice」

  • 執筆者の写真: 行政書士　平野雅啓
    行政書士　平野雅啓
  • 11月22日
  • 読了時間: 4分

行政書士事務所 オフィスＭです。


当事務所では、いろいろな無料ソフトのお世話になっています。

無料ソフトの利用は、開業にかかる費用を削減したり、ソフトウェアにかかる経費の削減で本当に助かっています。


今回は当事務所で書類作成に利用している「LibreOffice」をご紹介します。

オフィスＭキャラクター「ゆり」

無料で使えるオフィスソフト

書類の作成にはワープロソフトや表計算ソフトが必要ですが、WordやExcelは結構いいお値段しますよね。

かなり古いWordとExcelは持っているのですが、あまりお金がない状態で開業した当事務所はできる限り費用をかけないようにしたいところでしたので、新しいWordやExcelを買うのはやめて、普段はLibreOfficeを使って書類を作成することにしました。

ただ、申請書類はWordやExcelで作成されているものがほとんどで、LibreOfficeで開くと書式が崩れてしまったりするものについては、仕方ないので古いWord・Excelを使って入力しています。


実務での利用

・委任状や契約書、お客様にお渡しする書類などの作成→Writer

・見積などの計算が必要な書類のほか、表を使う書類・資料作成など→Calc

・PDFファイルに文字を追加したりする→Draw

事務所での書類作成は、ほとんどLibreOfficeでできています。


申請書類でよく使われているWord形式（.docx）、Excel形式（.xlsx）は、LibreOfficeで開くとレイアウトが崩れたり改ページが変わっていたりする場合がありますが、問題なく使用できることを確認して実際に申請で使っているものもあります。


・在留資格変更許可申請書、在留期間更新許可申請書などの出入国在留管理庁の書式→実際に申請で使用しました

リブレオフィスで在留期間更新許可申請書を表示しているところ
在留期間更新許可申請書

・自動車保管場所証明申請書（北海道警察の書式）→こちらも実際に使っています

リブレオフィスで車庫証明申請書を表示しているところ
車庫証明申請書

・建設業許可申請書→実際の申請ではまだ使用していませんが、ちょっと直せば使えそうな感じなので、急ぎの申請でないときに試してみます

建設業許可申請書をリブレオフィスで編集しているところ
建設業許可申請書

・貨物自動車運送事業の経営許可申請書（北海道運輸局の書式）→現在申請書作成中

一般貨物自動車運送事業の経営許可申請書をリブレオフィスで入力しているところ
一般貨物自動車運送事業の経営許可申請書

※改ページ場所が変わっていて、１ページの書類が２ページになっていたりするので、「表示」→「改ページ」で改ページ場所を修正すれば直ります。実際に申請書として提出して問題ありませんでした。


これまで使ってきた感じだと、Wordで作成された申請書はLibreOfficeで開くと書式が崩れて直すのが大変な場合が多いような気がします。特に「Wordで表が多用されている書式」は、直すのが大変なのでLibreOfficeには向かないような気がします（警備業関係の書式とか、古物商なんか）。

↓古物商許可申請書

Wordで作成した当事務所の申請書をLibreOfficeで読み込んでみましたが、文字の位置がずれて直すのが結構大変です

古物商許可申請書
古物商許可申請書

データの受け渡し

・LibreOfficeは標準のファイル形式がODF型式なので、他の人にデータを送るときはそのままだと相手が開けない可能性がある。

→メールで書類を送る際はPDFに変換して送る（メニューの「ファイル」→「次の形式でエクスポート」→「PDFとしてエクスポート」で簡単にPDFで保存できます）。


LibreOfficeのメリット・デメリット

メリット

・無料で使える

・PDF出力も簡単

・アップデートも無料


デメリット

・Word、Excelのファイルを読み込めるが、書式が崩れたりズレることがある

・操作がWord、Excelと違う部分があるので慣れが必要

・ExcelとLibreOffice Calcでは関数が違うものがあったりするので、完全な互換性がない


LibreOfficeの導入手順

①公式ページへアクセス→https://ja.libreoffice.org/

②OSに合ったバージョンをダウンロード

③ダウンロードしたファイルを実行

④インストーラーが起動します。日本語UIが標準なのでそのまま使えます


最後に

これは私個人の意見ですが…官公署も経費削減のためにLibreOfficeを使えばいいのに、と思います。WordやExcelと操作が異なる部分があるので、最初は少し使いにくく感じるかもしれません。ですが、慣れてくると十分実用的に使えます。官公署の方々には大変かもしれませんが、仕事で新しいソフトの使い方を覚える、ということで進めていただけると良いのではないかと思っています(^^)

もしそうなってくれれば、官公署は経費の削減になるし、うちもLibreOfficeを活用できるので嬉しいんですけどね(^^)


これから開業をお考えの方がいらっしゃいましたら、LibreOfficeを活用して開業時の負担を減らしてみるのはいかがでしょうか😊




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